Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма. Как позже выяснилось, это была ошибка банка (в платежке был выделен НДС). Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо». Основа сопроводительного письма – перечень приложений.
Скачать образец письма. Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов. Образец сопроводительного письма. Как правильно написать сопроводительное письмо. Шаблоны и примеры деловых писем - working-papers.ru. Образцы и примеры сопроводительного письма. Сопроводительное письмо. Содержание: Образец сопроводительного письма. Образец сопроводительного письма. Директору ООО 'Топ' А.И. Образец сопроводительного письма. Сопроводительное письмо не может быть универсальным для всего спектра интересующих вас вакансий. В работе использованы материалы кадрового агентства Финансовый Сектор (подбор персонала для банков).
Сопроводительное письмо к документам. Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: подтверждает факт отправки; предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма. Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»Речевые шаблоны. Основа сопроводительного письма – перечень приложений.
Текст же документа краток и условно делится на две части: сообщение о направлении документов,просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т. Первая часть обычно так и начинается: «Во исполнение. Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете).
Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл. Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров.
Пример 1. Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются.
Пример 2. Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)Хотя в ГОСТе Р 6. Приложение: », в подобных случаях все- таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения: », как мы показали в Примере 2. Во- первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во- вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях.
Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение: » в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему. ГОСТ Р 6. 3. 0- 2. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»3. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по- разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по- разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой- то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.
Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма. Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4). Пример 4. Описание сброшюрованного приложения. Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от.. Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение. Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).
Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких. Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2- 3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9). По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8. Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения. Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений.
Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т. Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер. Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как- то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что- то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера.
Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом. Просьба ответить в определенный срок. Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». И как реагировать самим на подобные условия?
Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 3. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует. Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой- либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства: Пример 1.
Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре. Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 1.
Десяти) календарных дней с момента ее получения.. Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 0. Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета. Хранение сопроводительных писем. Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности.
С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело. Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе?
Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета- фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени. Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений.
Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности». Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.
Сопроводительное письмо к документам . Иными словами, когда нет возможности указать получателя непосредственно на отправляемом документе.
Сопроводительное письмо к документам составляется в произвольной форме на официальном бланке согласно стандартным требованиям делопроизводства. Ниже в статье будет приведен образец сопроводительного письма, даже не один. Если вы хотите написать сопроводительное письмо с целью отправки резюме в кадровое агентство или непосредственно работодателю, то тогда просмотрите информацию на этой странице и еще полезно будет прочитать отдельную статью на данную тему «Сопроводительное письмо к резюме – образец составления».
Из содержания письма должно быть понятно: какие именно документы вы направляете и что вы их действительно направляете. Отсюда следует несомненная польза сопроводительного письма – доказательство отправки требуемого. После сообщения о направлении документов вы можете по ходу текста сопроводительного письма сделать пояснения и высказать просьбы. Но все ваши комментарии должны касаться отправляемых документов.
Если вам надо послать сообщение тому же адресату по иному вопросу, то вы должны написать другое письмо. Всегда проставляется отметка о наличии приложений под основным текстом письма (смотрите на образце). В ваших интересах сделать эту отметку. Она облегчает обработку почты адресату и в вашей организации, так меньше вероятность потерять приложения.
Вы можете назвать непосредственно в тексте письма отправляемые документы, тогда в отметке просто указывают количество листов и экземпляров. Выглядит так: «Приложение: на 2 л. Будет выглядеть примерно так: «Приложение: программа семинара на 2 л. Тогда отметка делается так: «Приложение: на 1. Позволяет проставить исходящий регистрационный номер и дату регистрации на сопроводительное письмо к документам – образец это иллюстрирует. Есть много случаев, когда очень важно доказать не просто факт отправки, а выдержать конкретный срок. При этом ответственность за своевременную подготовку сопроводительного письма ложится на непосредственного исполнителя, а организация отправки документов (почтовое отделение, нарочно и т.
Посмотреть или скачатьсопроводительное письмо к договору. Сопроводительное письмо в налоговую – другой пример. Я надеюсь, что с помощью представленных образцов вы получили достаточно информации, чтобы написать сопроводительное письмо к документам. Если есть вопросы, задавайте в комментариях.
Евгения Полоса. Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 7. Оставить комментарий.